POLITYKA PRYWATNOŚCI

W niniejszej Polityce Prywatności postaramy się szczegółowo przedstawić wszelkie sytuacje, w których gromadzimy informacje o Tobie. Wskażemy cel i podstawę prawną przetwarzania, zakres zbieranych danych jak również poinformujemy Cię o okresie, przez jaki dane osobowe będą przez nas przetwarzane. Dodatkowo postaramy się wskazać i omówić wszystkie prawa, które Tobie, w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych, przysługują. Pamiętaj, że przetwarzanie Twoich danych odbywa się zawsze z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, zarówno tych krajowych, jak i tych obowiązujących w ramach Unii Europejskiej (w tym RODO).

1. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem danych opisanych w niniejszej Polityce Prywatności jest Eccoil Lubricants Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Unieszewie (11-036 Gietrzwałd), Unieszewo 43, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000755797, NIP: 7393920800, REGON: 381696785, BDO: 000118485, o wartości wkładu wniesionego w wysokości 1.636.187,77 zł.

2. Dane osobowe i ich przetwarzanie - definicje:

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Danymi osobowymi będą zatem zarówno takie dane, które pozwalają nam na określenie tożsamości konkretnej osoby, jak i takie, które nie pozwalają na jej natychmiastową identyfikację, ale są, przy pewnym nakładzie kosztów, czasu, i działań, zwłaszcza przy wykorzystaniu łatwo osiągalnych, i powszechnie dostępnych źródeł, wystarczające do jej ustalenia. Zatem danymi osobowymi nie są pojedyncze informacje o dużym stopniu ogólności, np. imię, kraj zamieszkania. Informacje te będą jednak stanowić dane osobowe wówczas, gdy zostaną zestawione z innymi dodatkowymi informacjami, które w konsekwencji można odnieść do konkretnej osoby (np. imieniem i nazwiskiem, numerem PESEL itp.).

Natomiast pod pojęciem przetwarzania danych osobowych kryją się praktycznie wszelkie możliwe czynności wykonywane na danych osobowych niezależnie od tego, czy są dokonywane w sposób zautomatyzowany czy nie. Zatem przetwarzaniem danych osobowych będzie m. in. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie czy niszczenie danych.

3. Jak dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych?

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zbieramy i przetwarzamy Twoje dane osobowe zawsze zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych. Zapewniamy przejrzystość przetwarzania Twoich danych osobowych, w szczególności poprzez informowanie Cię o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy). Kładziemy nacisk również na to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. Dostęp do Twoich danych posiadają jedynie osoby przez nas do tego upoważnione i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Dodatkowo wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo i poufność Twoich danych. Gdyby jednak pomimo stosowanych przez nas środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Twoich danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), poinformujemy o takim zdarzeniu stosowne organy oraz Ciebie w sposób zgodny z przepisami.

4. Na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Najczęstszą podstawą przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest przesłanka realizacji umowy lub działań podejmowanych przez Ciebie przed zawarciem umowy. Innymi słowy, przetwarzamy Twoje dane w niezbędnym zakresie ze względu na to, że np., zleciłeś nam realizację badań, bądź zakupiłeś u nas towar, łączy Cię z nami umowa o pracę lub innego rodzaju umowa handlowa (albo taką umowę zamierzasz z nami zawrzeć).

Sporadycznie przetwarzamy Twoje dane osobowe ze względu na fakt, iż wymagają tego obowiązujące przepisy prawa. I tak np. dane zawarte w dokumentach sprzedażowych (np. fakturze VAT), są przez nas przetwarzane ze względu na to, iż konkretny przepis prawa nakazuje dokumentowanie w określony sposób sprzedaży, wskazuje zakres danych, który na tego typu dokumencie musi się znajdować oraz precyzuje czas, przez jaki te dane jesteśmy zobligowani do przechowywania.

Mogą się również zdarzyć sytuacje, w których będziemy dokonywać przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody. Pamiętaj, że każdorazowo, wyraźnie cię o udzielenie takiej zgody zapytamy. Takie zapytanie o wyrażenie zgody przedstawione będzie w sposób pozwalający odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.

Ostatnią wykorzystywaną przez nas przesłanką do przetwarzania Twoich danych osobowych jest tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, czyli nasz. Słowo „prawnie” nie oznacza tego, że interes ten musi mieć oparcie w obowiązujących przepisach prawa. Takim interesem może być np. prowadzenie monitoringu wizyjnego, czy prowadzenie formularza kontaktowego na stronie internetowej. Pamiętaj, że ilekroć zamierzamy przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ czynności przetwarzania na Twoją osobę (pozytywny jak i negatywny), i przetwarzać dane osobowe tylko, i wyłącznie w sytuacjach, w których nadrzędny charakter wobec naszych interesów nie będą miały Twoje interesy lub podstawowe prawa, i wolności Tobie przysługujące.

5. W jakim celu i w jakich okolicznościach udostępniamy Twoje dane?

Co do zasady nie udostępniamy Twoich danych osobowych żadnym podmiotom trzecim, które mogłyby te dane wykorzystywać do własnych celów – bez Twojej wyraźnej zgody. Wyjątkiem od powyższej reguły jest udostępnianie niektórych Twoich danych osobowych uprawnionym (i) organom Państwowym (w tym urzędom), działającym na podstawie i w ramach obowiązujących przepisów prawa, (ii) bankom, które otrzymują od nas dane związane z dokonywanymi transakcjami finansowymi oraz (iii) operatorom pocztowym i firmom kurierskim – w związku z przesyłaniem np. korespondencji oraz wysyłki zamówień.

Twoimi danymi osobowymi dzielimy się również z podmiotami trzecimi, które realizują dla nas określone usługi. Wśród takich usługodawców w szczególności wyróżnić możemy:

•  firmy informatyczne, świadczące dla nas usługi związane z wykorzystywanymi systemami informatycznymi,

• audytorów firm certyfikujących, świadczących dla nas usługi związane z posiadanymi certyfikatami,

• agencje ochrony,

• oraz osoby trzecie współpracujące z nami przy wykonywaniu konkretnych umów zawartych z Tobą.

Pragniemy Cię jednak zapewnić, że usługodawcy ci zostali przez nas odpowiednio wybrani i zobowiązani, na mocy odpowiednich umów, do wykorzystywania powierzonych im danych wyłącznie według naszych wytycznych i w ściśle określonym przez nas celu.

Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (dalej “EOG”), różni się znacznie od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu będziemy przekazywać Twoje dane poza EOG tylko wtedy, gdy będzie to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez: (i) współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu, do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych, (ii) stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską, (iii) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy, (iv) w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Privacy Shield zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

6. Prawo do cofnięcia zgody:

Masz prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej nam udzieliłeś na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody, tzn., że nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody nie powinno nieść za sobą żadnych konsekwencji, jednakże może uniemożliwić dalsze korzystanie z usług, które świadczyliśmy na podstawie udzielonej zgody.

7. Prawo dostępu do danych osobowych:

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo:

• uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską

•  uzyskać dostęp do swoich danych osobowych. Poprzez dostęp do danych należy rozumieć np. uzyskanie kopii wszystkich Twoich danych osobowych, przez nas przetwarzanych.

8. Prawo do sprostowania danych:

Masz prawo do sprostowania i uzupełnienia podanych danych osobowych. Dodatkowo, pragniemy Cię poinformować, iż będziemy się starać usuwać wszelkie ewentualne niezgodności lub błędy w przetwarzanych przez nas Twoich danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli okażą się niekompletne.

9. Prawo do usunięcia danych:

Masz prawo do żądania usunięcia przez nas wszystkich lub niektórych Twoich danych osobowych, a my jesteśmy zobligowani do ich usunięcia w sytuacji, w której zachodzi jedna z niżej opisanych okoliczności:

Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celu, w którym zostały zebrane lub były przetwarzane.

Takim celem jest między innymi przechowywanie danych przez okres, w którym możesz wystąpić do nas z roszczeniem, czy przez okres, w którym istnieje obowiązek wypływający wprost z przepisów prawa dotyczący przechowywania Twoich danych związanych z dowodami kasowymi, czyli m. in. z fakturami, zamówieniami i innymi tego typu dokumentami. Co do zasady przetwarzamy Twoje dane osobowe przez okres 6 lat od momentu ich pozyskania. Dopiero po tym okresie dane mogą zostać przez nas samych lub na Twoje żądanie usunięte. Jeżeli uważasz, że ustał cel przetwarzania Twoich danych, możesz żądać ich usunięcia.

Wycofałeś udzieloną uprzednio zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o tą zgodę.

W większości przypadków przetwarzamy Twoje dane osobowe ze względu na łączącą nas umowę. Jednakże, jeżeli zdarzy się, że będziemy przetwarzać Twoje dane na podstawie udzielonej przez ciebie zgody, to po jej wycofaniu będziesz mógł również żądać usunięcia tych danych, które podałeś w trakcie jej udzielania.

Wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych osobowych w celach marketingowych.

W każdej chwili możesz wnieść stosowny sprzeciw. O tym szerzej przy prawie do sprzeciwu. Jeżeli wniosłeś sprzeciw, możesz również żądać usunięcia danych.

Postępowanie zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych stanowi dla nas najwyższy priorytet. Jeżeli jednak uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, zawsze możesz wnieść żądanie usunięcia takich danych, wskazując na to, jakie przepisy naruszyliśmy, lub w jaki sposób przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych jest niezgodne z prawem. Będzie to dla nas kluczowa informacja, umożliwiająca nam skorygowanie ewentualnych błędów w przyszłości.

10. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych:

Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli zgłosisz takie żądanie, nie będziemy mogli wykonywać na twoich danych osobowych żadnych czynności, za wyjątkiem ich przechowywania. Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

• gdy kwestionujesz prawidłowość Swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich przetwarzanie na czas niezbędny do weryfikacji prawidłowości Twoich danych.

• gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem – a Ty zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich przetwarzania.

• gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

• gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy ze względu na Twoją szczególną sytuację, ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które my realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe.

11. Prawo do przenoszenia danych:

Masz prawo otrzymać od nas swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś i które przetwarzamy w systemach informatycznych a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio także innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Twoje dane osobowe wyślemy w postaci pliku zapisanego w jednym z powszechnie używanych formatów, nadającym się do odczytu maszynowego m. in. csv lub xml. Zastosowanie takiego formatu winno umożliwić przesyłanie danych do innego administratora danych osobowych.

12. Prawo do sprzeciwu wobec danych:

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych, na cele związane z marketingiem bezpośrednim naszych produktów i usług. Sprzeciw nie skutkuje usunięciem danych, a jedynie zaprzestaniem ich wykorzystywania przez nas w celach marketingowych. Możesz również w dowolnym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie.

13. Zmiana polityki prywatności:

Niniejsza Polityka Prywatności podlega systematycznej weryfikacji i jej treść może być zmieniana w szczególności w sytuacji zmiany przepisów prawa, nowych wytycznych organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych lub pojawienia się branżowych kodeksów dobrych praktyk.

14. Kontakt telefoniczny:

Każda osoba kontaktująca się telefonicznie z nami, która będzie chciała uzyskać pewne informacje na temat danych osobowych, np. poprzez zapytanie o szczegóły realizacji łączącej nas umowy, przed udzieleniem jej jakichkolwiek informacji zostanie poproszona o podanie określonych danych osobowych. Jest to niezbędne w celu weryfikacji jej tożsamości. Koniecznym bowiem dla nas przed udzieleniem jakichkolwiek informacji będących w naszym rozumieniu danymi osobowymi jest upewnienie się, że informacji udzielamy osobie do niej uprawionej. Bez dokonania takiej weryfikacji, na skutek np. braku wyrażenia przez Ciebie woli podania określonych danych, nie będzie możliwości udzielenia Ci telefonicznie oczekiwanych informacji.

Ponadto w sytuacji, w której kontaktujesz się z nami możemy poprosić Cię o podanie pewnych informacji, które będą niezbędne dla załatwienia sprawy, z którą się do nas zwracasz – np. podania adresu, pod który planowana jest dostawa towaru. Podane przez ciebie dane wykorzystywane będą wyłącznie w tym celu, w którym kontaktujesz się z nami i będziemy je przechowywać przez okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa (np. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń). Twoje dane będziemy przetwarzać aby spełnić obowiązki wynikające z zawartej umowy bądź obowiązujących przepisów prawa lub w innych, naszych usprawiedliwionych celach (np. udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie).

15. Korespondencja e-mailowa i tradycyjna:

W przypadku kierowania do nas, za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej, korespondencji, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane przez nas w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. Przetwarzamy te dane ze względu na to, że Ty wysłałeś do nas tego typu korespondencję, a my pragniemy Ci udzielić stosownej odpowiedzi – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Przetwarzamy jedynie te dane, które są dla nas istotne z punktu widzenia sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym. Dane maksymalnie przechowywane będą do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń – tj. 6 lat w przypadku osób fizycznych.

16. Formularz kontaktowy:

Jeżeli korzystasz z formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej zostaniesz poproszony o podanie określonych danych, w szczególności takich jak imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz temat i treści zapytania. Pragniemy cię poinformować, iż zbierane przez nas dane będą wykorzystywane w celu udzielenia odpowiedzi na twoje zapytanie (zgłoszenie), które wpłynęło do nas za pośrednictwem formularza kontaktowego – na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego celu. Zgłoszenie może dotyczyć dowolnego interesującego Cię tematu (np. godzin otwarcia biura). Pamiętaj, że dane podajesz dobrowolnie, aczkolwiek niepodanie określonych danych, może skutkować brakiem możliwości wysłania zapytania lub udzielenia na nie oczekiwanej przez Ciebie odpowiedzi. Podane przez Ciebie dane będziemy przetwarzać maksymalnie przez okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa (np. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń).

17. Dokonywanie zakupów oferowanych przez nas towarów:

Jeśli zdecydujesz się na dokonanie zakupu oferowanego przez nas asortymentu towarów możesz być poproszony o podanie określonych danych osobowych. Podanie przez Ciebie danych osobowych będzie Twoją dobrowolną decyzją (tzn. nie musisz ich podawać), ale pamiętaj, że są one niezbędne w niektórych sytuacjach do złożenia zamówienia, przez co ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości zakupu wybranego przez Ciebie towaru.

W większości przypadków, niezbędnymi danymi będą dla nas te dane, które są konieczne do wystawienia dokumentu sprzedażowego (np. faktury VAT) i dostawy towaru.

Dodatkowo pragniemy Cię poinformować, iż Twoje dane osobowe będą przez nas wykorzystywane również w celu przeprowadzania badania zadowolenia z zakupów w Eccoil Lubricants Sp. z o.o. Sp. k. (badanie satysfakcji klienta). Twoje dane będziemy przetwarzać przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, np. do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń na mocy Kodeksu Cywilnego, lub w przypadku wystawienia dokumentów sprzedażowych, przez okres wynikający z przepisów podatkowych, akcyzowych i Ustawy o rachunkowości. Dane, zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. „Kiedy i w jakim celu udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim”, udostępniane będą m. in. firmom informatycznym, które są operatorami technicznymi wykorzystywanej przez nas infrastruktury techniczno-informatycznej, jak również firmom, które mogą realizować w naszym imieniu pewne usługi (np. badanie satysfakcji klienta).

18. Strona internetowa:

W celu jak najlepszego funkcjonowania naszej strony internetowej możemy gromadzić uzyskane podczas przeglądania jej przez Ciebie dane, takie jak: (i) logi serwera – zawierające informacje o urządzeniu z którego korzystasz, jego IP i o wykorzystywanych do przeglądania stron www aplikacji, oraz (ii) informacje zawarte w plikach przechowywanych na twoim komputerze, w tym w tzw. „plikach cookies”.

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer www i zapisywane na Twoim komputerze lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez Ciebie z naszej strony internetowej. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że widziałeś określone treści.

Stosowane przez nas pliki cookies pozwalają na rozpoznanie Twojego komputera w czasie kolejnej wizyty na naszej stronie i ich głównym zadaniem ma być ułatwienie korzystania Ci z niej. Informujemy, że dane zbierane za pośrednictwem cookies możemy wykorzystywać również w celu prezentowania spersonalizowanych reklam na zewnętrznych stronach internetowych, oraz przetwarzać z wykorzystaniem różnych platform i narzędzi.

Dane zawarte w logach serwera i plikach cookie przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, polegającego na funkcjonowaniu i ulepszaniu funkcjonowania strony. Do momentu, w którym wyślesz nam zapytanie za pomocą formularza kontaktowego dane zawarte w logach serwera nie umożliwiają nam Twojej identyfikacji.

Pamiętaj o tym, że pliki cookies przetwarzamy wyłącznie za Twoją zgodą. W każdej chwili możesz wycofać bądź ponownie wyrazić zgodę na wykorzystanie plików cookies. W tym celu wystarczy, że dokonasz zmian w ustawieniach Swojej przeglądarki. Poniżej znajdują się linki do stosownych instrukcji dla najpopularniejszych przeglądarek:

– Microsoft Edge
– Internet Explorer
– Mozilla Firefox
– Chrome
– Safari